W ustawie z dnia 21 listopada 2025 r. o zmianie ustawy o cudzoziemcach oraz niektórych innych ustaw, zawarto regulacje, które niebawem mają zastąpić dotychczasową papierową formę składania wniosków pobytowych (o udzielenie zezwoleń na pobyt czasowy, pobyt stały pobyt rezydenta długoterminowego UE) przez cudzoziemców.

Założeniem ustawy jest administracyjne usprawnienie i przyspieszenie postępowań pobytowych w Polsce dla cudzoziemców prowadzonych przez Wojewodów oraz większa transparentność tożsamości osób ubiegających się o pobyt w Polsce.

Zasadą będzie składanie wniosków pobytowych za pośrednictwem specjalnie dedykowanego portalu internetowego - modułu obsługi spraw (MOS) - w skrócie złożenie wniosku ON - LINE

Ustawa wprowadza również inne zmiany, w tym:

• dostosowanie polskiego porządku prawnego do rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/1953 z dnia 26 października 2016 r., które wprowadza tzw. europejski dokument podróży w celu powrotu dla obywateli państw trzecich przebywających nielegalnie na terytorium Unii Europejskiej;
• ułatwienia składania wniosków o zezwolenia na pobyt czasowy w celu połączenia się z rodziną, wówczas, gdy wnioskodawca przebywa poza Polską;
• wskazuje podstawę prawną – rozporządzenie - dla wprowadzenia wyjątków od obowiązku wizowego lub zwolnienia z tego obowiązku cudzoziemców wskazanych w rozporządzeniu Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2018/1806 z dnia 14 listopada 2018 r. wymieniającego państwa trzecie, których obywatele muszą posiadać wizy podczas przekraczania granic zewnętrznych, oraz te, których obywatele są zwolnieni z tego wymogu UE 2018/1806.

Cyfryzacja procedury- wnioski on- line

Wnioski o udzielenie zezwoleń pobytowych na terenie Polski dla swej skuteczności (w większości przypadków) będą wymagać:

1. złożenia za pośrednictwem MOS po wypełnieniu formularza udostępnionego w tym portalu- zatem konieczne będzie założenie indywidualnego konta cudzoziemca w MOS (nawet jeśli korzystano z dotychczasowego systemu MOS np. woj. mazowieckie, niezbędne będzie założenie nowego konta);
2. opatrzenia wniosku i załączników kwalifikowanym podpisem elektronicznym, podpisem osobistym lub podpisem zaufanym wnioskodawcy;
3. otrzymania urzędowego poświadczenie odbioru przez Wojewodę wniosku przez o udzielenie zezwolenia na pobyt czasowy.

Konto MOS- zakładając konto w portalu cudzoziemiec będzie musiał podać między innymi PESEL i adres e- mail.

Do wypełnionego wniosku obowiązkowe będzie dołączenie załączników wymaganych ze względu na cel pobytu, na przykład, w przypadku ubiegania się o udzielenie zezwolenia na pobyt i pracę, załącznik (dotychczas załącznik nr 1) wypełniany przez podmiot powierzający pracę cudzoziemcowi. organizatora stażu, jednostki organizacyjnej, na rzecz której cudzoziemiec ma wykonywać świadczenia jako wolontariusz lub jednostki prowadzącej studia.

Dodatkowo dołączana będzie fotografia w wersji cyfrowej, odwzorowanie cyfrowe wszystkich stron ważnego dokumentu podróży lub innego dokumentu potwierdzającego tożsamość, gdy nie posiada ważnego dokumentu podróży, dowód uiszczenia opłaty od wniosku i karty pobytu.

Wojewoda zgodnie z nowymi regulacjami ma zapewnić cudzoziemcowi pomoc przy składaniu wniosku o udzielenie zezwolenia na pobyt czasowy za pośrednictwem MOS.

System teleinformatyczny, MOS, generuje automatycznie urzędowe poświadczenie odbioru (UPO). Po poprawnym podpisaniu i wysłaniu wniosku będzie możliwość zapisania go
w formatach PDF i XML.

Cudzoziemiec składa wniosek o udzielenie mu zezwolenia na pobyt czasowy nie później niż
w ostatnim dniu jego legalnego pobytu na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej.

Wniosek o udzielenie cudzoziemcowi zezwolenia na pobyt czasowy złożony w sposób inny niż określony w ust. 1 pozostawia się bez rozpoznania, z wyjątkiem przypadków- wykonywanie pracy w ramach przeniesienia wewnątrz przedsiębiorstwa mobilności długoterminowej, cudzoziemcowi przebywającemu poza granicami Rzeczypospolitej Polskiej zezwolenia na pobyt czasowy.

Kto składa wniosek:

1. cudzoziemiec ubiegający się o pobyt;
2. w przypadku osoby małoletniej wniosek o udzielenie mu zezwolenia na pobyt czasowy składają rodzice lub opiekunowie albo jedno z rodziców lub jeden z opiekunów;
3. w przypadku osoby ubezwłasnowolnionej całkowicie wniosek o udzielenie zezwolenia na pobyt czasowy składa opiekun;
4. w przypadku małoletniego bez opieki wniosek o udzielenie mu zezwolenia na pobyt czasowy składa kurator.

W powyższych przypadkach możliwe jest opatrzenie wniosku i załączników także podpisem osobistym – to zaawansowany podpis elektroniczny.

Jak będą składane załączniki

W przypadku załączników do wniosku o udzielenie zezwolenia na pobyt czasowy i pracę, z uwagi na cel: studia, staż lub wolontariat cudzoziemiec będzie musiał podać adres e-mail pracodawcy, jednostki prowadzącej studia albo organizatora stażu lub wolontariatu.

Na wskazany we wniosku adres poczty elektronicznej podmiotu powierzającego pracę cudzoziemcowi lub organizatora stażu lub jednostki organizacyjnej, na rzecz której cudzoziemiec ma wykonywać świadczenia jako wolontariusz, albo jednostki prowadzącej studia zostanie wysłana wiadomość zawierająca odnośnik umożliwiający wypełnienie tych załączników w MOS.

Załącznik opatruje kwalifikowanym podpisem elektronicznym, podpisem osobistym lub podpisem zaufanym odpowiednio podmiot powierzający pracę cudzoziemcowi lub osoba działająca w imieniu i na rzecz takiego podmiotu, osoby uprawnionej do reprezentowania organizatora stażu, jednostki organizacyjnej, na rzecz której cudzoziemiec ma wykonywać świadczenia jako wolontariusz, albo jednostki prowadzącej studia.

Cudzoziemiec, składając wniosek o udzielenie zezwolenia na pobyt czasowy, może dołączyć do niego dokumenty niezbędne do potwierdzenia danych zawartych we wniosku i okoliczności uzasadniających ubieganie się o udzielenie zezwolenia na pobyt czasowy w postaci dokumentów elektronicznych lub odwzorowań cyfrowych dokumentów w postaci papierowej.

W przypadku nieopatrzenia wniosku o udzielenie zezwolenia na pobyt pobytowego kwalifikowanym podpisem elektronicznym lub podpisem zaufanym przez cudzoziemca albo osobę, która w imieniu cudzoziemca składa wniosek, dane i informacje, usuwa się z MOS po upływie 45 dni od dnia przeprowadzenia ostatniej operacji teleinformatycznej na wniosku w MOS.

Jak dalej będzie się toczyć postępowanie:

Po podpisaniu i wysłaniu wniosku o udzielenie zezwolenia na pobyt przez cudzoziemca albo osobę, która w imieniu cudzoziemca złożyła wniosek jest przekazywany do Bazy Wstępnej MOS w celu sprawdzenia przez wojewodę,czy dane zawarte we wniosku są poprawne i czy wniosek nie zawiera braków formalnych.

Wezwania

Po prawidłowym złożeniu wniosku pobytowego, w toku Wojewoda będzie wzywać cudzoziemca do osobistego stawiennictwa w terminie nie krótszym niż 7 dni od dnia doręczenia wezwania w celu:

1) przedstawienia ważnego dokumentu podróży lub innego dokumentu potwierdzającego tożsamość

2) złożenia odcisków linii papilarnych;

3) złożenia wzoru podpisu.

Wezwanie to może nastąpić jednocześnie z wezwaniem do uzupełnienia braków formalnych wniosku o udzielenie zezwolenia na pobyt na podstawie art. 64 § 2 Kodeksu postępowania administracyjnego, wezwaniem do uiszczenia opłaty skarbowej za udzielenie zezwolenia na pobyt czasowy lub wezwaniem do przedłożenia dokumentów niezbędnych do potwierdzenia danych zawartych we wniosku o udzielenie zezwolenia na pobyt ci okoliczności uzasadniających ubieganie się o udzielenie tego zezwolenia w terminie nie krótszym niż 14 dni od dnia doręczenia wezwania (jeśli odwzorowania dokumentów zostały dołączone do wniosku on – line, wojewoda wezwie także do przedłożenia oryginałów tych dokumentów).

Określając termin, wojewoda ocenia czas niezbędny do uzyskania przez cudzoziemca określonego dokumentu.

Umorzenie postępowania – z uwagi na brak wykonania wezwań

Jeśli nie będą zachodziły podstawy do pozostawienia bez rozpoznania wniosku cudzoziemca do jego zwrotu lub odmowy wszczęcia postępowania w sprawie udzielenia cudzoziemcowi zezwolenia, wojewoda umarzy postępowanie w sprawie udzielenia cudzoziemcowi zezwolenia na pobyt czasowy, w przypadku gdy cudzoziemiec:

• nie stawił się mimo prawidłowego któregokolwiek z wezwania
• nie złożył odcisków linii papilarnych pomimo osobistego stawiennictwa,
• nie złożył wzoru podpisu pomimo osobistego stawiennictwa;
• nie przedstawił ważnego dokumentu podróży lub innego dokumentu potwierdzającego tożsamość pomimo osobistego stawiennictwa.

Odciski palców i wzór podpisu

Od cudzoziemca ubiegającego się o udzielenie zezwolenia na pobyt czasowy pobiera się odciski linii papilarnych i wzór podpisu.

Nie pobiera się odcisków linii papilarnych od cudzoziemca ubiegającego się o udzielenie zezwolenia na pobyt czasowy małoletnich, którzy w dniu złożenia wniosku nie ukończyli 6 lat, jeśli jest to fizycznie niemożliwe, osoby, która z uwagi na chorobę lub niepełnosprawność nie może stawić się na wezwanie (niezbędne będzie zaświadczenie lekarskie)

Nie pobiera się wzoru podpisu od cudzoziemca ubiegającego się o udzielenie zezwolenia na pobyt czasowy, który do dnia złożenia wniosku o udzielenie zezwolenia na pobyt czasowy nie ukończył 13. roku życia, z powodu choroby lub niepełnosprawności, nie może złożyć podpisu samodzielnie (niezbędne będzie zaświadczenie lekarskie).

Cudzoziemiec składa wzór podpisu na formularzu za pomocą udostępnionego przez wojewodę urządzenia umożliwiającego złożenie i odwzorowanie podpisu.

Wojewoda za zamiast tzw. Stampili/ stempla w paszporcie, będzie wydawał cudzoziemcowi zaświadczenie potwierdzające złożenie wniosku o udzielenie zezwolenia na pobyt zawierające kod QR i opatrzone kwalifikowaną pieczęcią elektroniczną Szefa Urzędu. Zaświadczenie będzie nieodpłatne.

Zaświadczenie doręczone jest za pośrednictwem portalu MOS lub osobiście podczas osobistego stawiennictwa w związku wezwaniami do złożenia odcisków palców.

Choć ustawa weszła w życie z dniem 1 stycznia 2026r., to zawiera wyjątek, a mianowicie, przepisy ustawy związane z elektronicznym składaniem wniosków pobytowych wejdą w życie, w dniu wskazanym w komunikacie Ministra właściwego do spraw wewnętrznych  ogłoszonym w Dzienniku Urzędowym RP – „Monitor Polski”.

 

Niniejsze  opracowanie ma charakter informacyjny, nie stanowi porady prawnej.  Jeśli potrzebujesz szczegółowych informacji lub porady prawnej zapraszamy do kontaktu z Kancelarią.